Tự động hóa quy trình là một trong những hướng đầu tư công nghệ mang lại hiệu quả rõ ràng và nhanh nhất cho doanh nghiệp, nhưng cũng là nơi dễ gây thất vọng nếu làm sai cách. Nhiều doanh nghiệp nghe đến tự động hóa liền nghĩ ngay đến robot, dây chuyền sản xuất hay những công nghệ phức tạp. Thực ra phần lớn giá trị của tự động hóa nằm ở những công việc văn phòng tẻ nhạt, lặp đi lặp lại mà nhân viên đang phải làm bằng tay mỗi ngày. Bài viết này phân tích cách nhận diện cơ hội tự động hóa và triển khai nó một cách thực tế.
Tự động hóa thực sự giải quyết điều gì
Trong mọi doanh nghiệp đều tồn tại một lượng lớn công việc thủ công lặp lại: sao chép dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, gửi email nhắc nhở, tổng hợp báo cáo, nhập liệu từ chứng từ, đối chiếu số liệu. Những công việc này không đòi hỏi tư duy sáng tạo nhưng lại ngốn một phần đáng kể thời gian của nhân viên và rất dễ phát sinh sai sót khi làm thủ công.
Tự động hóa nhằm giải phóng con người khỏi những việc này để họ tập trung vào phần công việc đòi hỏi phán đoán, sáng tạo và tương tác với con người, những thứ máy móc khó thay thế. Khi nhìn nhận đúng, tự động hóa không phải để cắt giảm nhân sự mà để nâng cao giá trị công việc của mỗi người.
Nhận diện công việc đáng tự động hóa
Không phải công việc nào cũng nên hoặc đáng tự động hóa. Việc đầu tư công sức tự động hóa một quy trình hiếm khi xảy ra hoặc thường xuyên thay đổi có thể tốn hơn lợi ích thu về. Có một vài đặc điểm giúp nhận diện ứng viên tốt cho tự động hóa.
- Công việc lặp lại với tần suất cao, ngày nào hoặc tuần nào cũng phải làm theo cùng một cách.
- Quy trình có quy tắc rõ ràng, đầu vào và đầu ra ổn định, ít trường hợp ngoại lệ.
- Công việc tốn nhiều thời gian và dễ sai sót khi làm thủ công, gây ra hậu quả tốn kém khi nhầm lẫn.
- Công việc khiến nhân viên chán nản và không phát huy được năng lực thật sự của họ.
Một cách hữu ích để tìm cơ hội là hỏi chính nhân viên xem việc gì khiến họ cảm thấy mất thời gian nhất và ít ý nghĩa nhất. Họ thường biết rõ những nút thắt mà ban lãnh đạo không nhìn thấy.
Chuẩn hóa quy trình trước khi tự động hóa
Cũng như với chuyển đổi số nói chung, sai lầm lớn nhất là tự động hóa một quy trình lộn xộn. Nếu bản thân quy trình đang rối, nhiều ngoại lệ, mỗi người làm một kiểu, thì việc tự động hóa nó chỉ khiến sự lộn xộn lan rộng và khó sửa hơn.
Vì vậy, bước chuẩn bị quan trọng là làm rõ và chuẩn hóa quy trình trước. Hãy mô tả từng bước một cách tường minh, thống nhất cách xử lý các tình huống thường gặp, và loại bỏ những bước thừa. Quá trình này thường tự nó đã mang lại cải thiện, ngay cả trước khi áp dụng bất kỳ công cụ tự động hóa nào. Một quy trình rõ ràng cũng giúp việc tự động hóa diễn ra suôn sẻ và dễ bảo trì hơn về sau.
Bắt đầu với những thắng lợi nhỏ
Cách triển khai tự động hóa khôn ngoan là bắt đầu từ những quy trình nhỏ, rủi ro thấp, và có kết quả đo lường được. Một dự án tự động hóa nhỏ thành công sẽ tạo niềm tin, giúp đội ngũ làm quen với cách làm việc mới, và cung cấp bài học để mở rộng sang những quy trình lớn hơn.
Chẳng hạn, tự động hóa việc gửi email xác nhận cho khách hàng, tự động tổng hợp một báo cáo định kỳ, hay tự động chuyển dữ liệu giữa hai công cụ là những điểm khởi đầu tốt. Chúng không quá phức tạp, ít rủi ro nếu có trục trặc, nhưng lại tiết kiệm thời gian thấy rõ ngay. Từ những thành công này, doanh nghiệp dần xây dựng năng lực và sự tự tin để tiến tới các quy trình phức tạp hơn.
Giữ con người trong vòng kiểm soát
Tự động hóa không có nghĩa là phó mặc hoàn toàn cho máy móc. Những quy trình quan trọng, đặc biệt là các quy trình liên quan đến tiền bạc, khách hàng hay quyết định nhạy cảm, nên giữ con người ở những điểm kiểm soát then chốt. Máy móc xử lý phần lặp lại, con người phê duyệt hoặc giám sát ở những bước quan trọng.
Bên cạnh đó, mọi hệ thống tự động đều cần được theo dõi. Khi đầu vào thay đổi hoặc xuất hiện tình huống ngoại lệ mà hệ thống chưa lường trước, cần có cơ chế cảnh báo để con người can thiệp. Một quy trình tự động chạy âm thầm mà không ai giám sát có thể nhân rộng một sai lầm nhỏ thành thảm họa lớn trước khi bị phát hiện.
Đo lường và cải tiến liên tục
Sau khi triển khai, công việc chưa kết thúc. Doanh nghiệp cần đo lường xem tự động hóa có thực sự mang lại lợi ích như kỳ vọng hay không: tiết kiệm bao nhiêu giờ, giảm bao nhiêu sai sót, nhân viên có hài lòng hơn với công việc không. Những con số này giúp đánh giá khoản đầu tư và định hướng cho các bước tiếp theo.
Tự động hóa cũng cần được bảo trì và cập nhật khi quy trình kinh doanh thay đổi. Một luồng tự động được thiết lập hôm nay có thể trở nên lỗi thời sau vài tháng khi sản phẩm, chính sách hay công cụ thay đổi. Việc xem tự động hóa như một hệ thống sống cần chăm sóc liên tục, thay vì một dự án làm một lần rồi quên, sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được giá trị lâu dài. Khi được thực hiện đúng, tự động hóa không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao chất lượng công việc và tạo điều kiện cho con người làm những điều ý nghĩa hơn.
